【仕事が早い人に!】学歴が高い=仕事が早い(出来る)人ではない!出来ない人の5つの特徴!

2020年6月13日

少し前に「仕事が早い人と仕事が遅い人」という特集のニュースを見ました。

そこで、今回は私が普段感じている「仕事が早い人と仕事が遅い人」の特徴なども含めて書いて行きたいと思う。

 

ちなみに私は人並もしくは、人並以上だと思います。

”遅い”と言われたことはないし、”もう出来たの!”という言葉は何度か言われたことがあるので...。

 

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”仕事が早い人(出来る人)”と”仕事が遅い人(出来ない人)”は学歴の高さに関係ない!

まだまだ今の世の中、学歴で評価されることも多いと感じます。

私が常々イラっとする言葉としてあるのが、”彼は頭がいい(いい大学出ているから)”という言葉である。

 

人並の仕事が出来て上記のような言葉を言われるのであれば、まだイイ。

しかし、

人並以下の仕事しかできない人に対して”彼は頭がいい!”と言っている上司を見るとけっこう腹が立つ。

ただ学歴があるだけである程度の評価をし、仕事がたとえ遅くても許されている状況。

 

社会では、

その専門分野に行かない限り”学校の勉強”がいくら出来てもしょうがない。

私のまわりにも学校の勉強は出来るが仕事の出来ない人がけっこう多い。

 

仕事が出来る人とは、

頭の回転がはやく臨機応変に対処が出来、コミュニケーション能力の高い人である。

そんな風に私は思う。

仕事の業種に関係なく共通して言えることだ。

 

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仕事が遅い(出来ない)人の特徴は大きく5つだ!

”仕事が遅い人(出来ない人)”は、日々何も考えずに生活している人。であると私は思う。

 

私はどちらかというと「学歴コンプレックス」がある人間。

そのため、

自分で言うのもなんですが、まわりの人より色々な事を考え日々の仕事にも取り組んで来た。

 

資料一つ作るのにしても、

いままで通り作るのではなく改善したり、はやく作るにはどうすれば良いか?などを常に考えている。

 

そのおかげか、社内では「仕事が早い(出来る)」側の部類に入っている。

では、

そんな私がこれまでに遭遇してきた仕事が遅い人(出来ない人)の特徴を書いて行きたいと思う。

以下の特徴に、一つではなく複数該当する人は”仕事が遅い人(出来ない人)”と思われているのではないでしょうか。

  • 作業の優先度を判断するのが苦手
  • 人とコミュニケーションをとるのが苦手
  • どんな作業も中途半端にすることが出来ない
  • 自分の作業キャパが把握できていない
  • 単純にスピードが遅い

では、それぞれのことについて、もう少し詳しく書いて行きたいと思います。

 

1.作業の優先度を判断するのが苦手

私のまわりにいる”作業の優先度を判断するのが苦手”な人は、苦手なのではなく仕事の仕方に問題がある様に思う。

優先度を判断出来ない人の特徴!

  • メモを取らない
  • 作業の内容を理解していない
  • 机の上が汚い

上記の様な感じの人ではないだろうか?

 

まず、”メモを取らない”件。

色々と指示を受けると、前に言われたことは誰でも少なからず忘れてしまう。

作業を忘れてしまっては優先度を決める以前の問題になってしまう。

 

また、”作業内容を理解していない”件。

いつまでに行わないといけないのか?どれくらいの時間が必要のか?など、内容の重要度・めぼしがついていないと作業が多くなるにつれてパニックに。

このような状況になると、

自分のキャパを超えた作業を持つことにより、いくら優先度を決めてもこなせなくなってしまう。

 

そして、”机の上が汚い”件。

たいていの場合、机の上が汚い人は頭の中の整理も出来ていない。

また机の上が汚いと必要な資料を見つけにくかったり、作業がしづらいなど無駄な時間を使うことになる。

 

この様に、物・時間の管理が出来ないところに問題がある。

 

2.人とコミュニケーションをとるのが苦手

これは性格によるところも大きく、難しい問題である。

しかし、

社会人としては最低限、相手に思いを伝えられるレベルのコミュニケーションは必要スキルである。

ちなみに私も、コミュニケーションが5つの中で一番苦手である。

コミュニケーションが苦手な人の特徴!

  • 悩んでも、知っている人に聞く事が出来ない
  • 作業依頼者が声をかけてくるまで状況報告出来ない
  • 話したいことが頭の中でまとめられない

上記の様な感じの人ではないだろうか?

 

上記のような人は、

人に聞けば1分で解決することを何時間も調べて解決したり、

困りごと・トラブルなど早急に対処すれば大ごとにならずに済んだことを相談せず大問題になったり、

頭の中でまとまっていないので相手に伝わらず聞き出せない。

など、人の力を借りるのが下手である。

 

3.どんな作業も中途半端にすることが出来ない

100%(完璧)を目指すのは悪いことではない。

しかし、

100%(完璧)を求めすぎることで仕事が遅くなり”仕事が遅い人”という扱いを受けてしまう事も多い。

中途半端に出来ない人の特徴!

  • 真面目な人
  • 何事にも完璧主義な人
  • 未完成品を仮で見てもらうことが出来ない人

上記の様な感じの人ではないだろうか?

 

上記のような人はたいてい、

誤字脱字も無い完璧な資料を作成するまで作業依頼者に見せれないようなタイプではないですか?

しかし考えてみて下さい。

”完璧な資料”とは何でしょう。

完璧と思って作った資料は自分基準での”完璧”であって依頼者が求める”完璧”ではないことも多くありませんか?

 

資料の見た目(色など)・バランスなどは人それぞれ好みがあり、自分の好みが万人受けするものではない。

だから、100%を求めること自体無駄である。

資料内容の濃さも含めて、70%程度の完成度で見せるのがベストであると最近思う。

 

4.自分の作業キャパが把握できていない

キャパシティ(能力、作業量)は人それぞれ異なる。

人の1時間が自分の1時間で出来るとは限らない。

自分の力量を把握出来ていないと、何でも仕事を受けてしまい最後にはこなせず”仕事が出来ない人”として扱われることも。

力量がわからない人の特徴!

  • 時間にルーズ
  • 雑務などの時間を考えていない
  • 過去の同等作業にかかった時間を覚えていない
  • モチベーションが低い

上記の様な感じの人ではないだろうか?

 

自分のキャパシティは、本来、意外とスグにわかってくるものである。

日々何をどれくらいの時間かけてやったかをこまめに把握することでスグに身につくものである。

例えば一日の中で行った作業。

  • メール確認+返信・・・1時間
  • 電話対応    ・・・1時間
  • 〇〇報告資料作成・・・2時間
  • △△会社見積作成・・・3時間
  • 日報等の雑務作業・・・1時間

の様にサッと頭の中でわかる人は、たぶん自分のキャパも把握できている人だろう。

こんなザックリとした時間がわからない人もけっこういる。

 

あとはヤル気である。

たとえば上司の目があるから、毎日3時間は残業をしないといけない雰囲気!

そんな環境で仕事をしていたら、早く仕事を終わらせて帰ろう!なんて思いが無くなり、残業を利用してダラダラと作業しようという気持ちになる。

 

このように、キャパはモチベーションにも影響を受けやすい。

 

5.単純に作業スピードが遅い

これは経験によりある程度改善されていくものである。

自分は、キーボードを押すのが遅いから...とかいうことは大きな問題ではないと思っている。

キーボード作業なんて、テクニックを知っていれば作業効率を上げることがある程度出来る。

スピードが遅い人の特徴!

  • 過去の資産を利用せず何でも一からやろうとする
  • 頭の中でイメージが出来上がっていない

上記の様な感じの人ではないだろうか?

 

キーボードを打つ作業時間なんて頭で考える時間にくらべたら大した時間ではない。

一度資料を作るときに意識してみるとわかる。

資料をキーボードで打っている時間と、頭でイメージを考えている時間のどちらが多いかを。

たぶん。イヤ絶対に頭で考えている時間の方が多い。

 

この頭の中で考える時間をいかに少なくするかがスピードを上げるコツである。

 

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では、仕事が早い(出来る)人になるためにはどうすればよいのでしょう?

一度にすべてを改善して出来る人になるのは難しい。

しかし、

一つずつ改善していくことで数ヶ月・数年後には徐々に変化があらわれ評価も変わって来ます。

その考えるという気持ちが大切であると私は思います。

 

それでは、どのようにすると「仕事が早い人(出来る人)」に近づけるでしょうか?

先ほどの”仕事が遅い(出来ない)人の特徴”毎に書いて行きたいと思います。

 

1.作業の優先度を判断するのが苦手な人は、まず頭の中の整理が出来るようにする

では、仕事が遅い(出来ない)人の特徴で書いていた以下の点についてそれぞれ整理方法の案を書いてみたいと思います。

  • メモをとる様にする
  • 重要度、緊急度を判断しながら作業する
  • 机の上の整理整頓をする

 

①メモをとる様にする

ノートはもちろんのこと、最近のパソコンではメモをデスクトップに貼り付けれる機能も標準装備されています。

  • Windows7では「付箋」
  • Windows10では「Sticky Notes」

このようなものを利用することで、作業をすぐに「メモ」すれば忘れない様になります。

また、

このようなパソコンの機能を使うと”紙の付箋紙”を使うより机のまわりが綺麗になり、風で飛んで無くすこともありません。

ノートへメモをしていた方も、いちいちノートを開く手間から解放されます。

付箋(Sticky Notes)の起動方法

windows7の場合

  1. 「スタート」メニューから「すべてのプログラム」をクリック。
  2. 「アクセサリ」の中の「付箋」をクリックします。

windows10の場合

  1. 「スタート(旗のマーク)」ボタンをクリックします。
  2. アプリ名の「S」の項目から「Sticky Notes」を選びます。

 

②重要度、緊急度を判断しながら作業する

私は頭の中で、重要度/緊急度マトリックスを意識しながら作業を行っている。

調べると、けっこうネットでも出てくる手法である。

 

では「重要度/緊急度マトリックス」とは何か?と少し書きたいと思います。」

これは、

重要性と緊急性を4つのマスに分けて優先度を判断する方法の一つです。

緊急緊急でない
重要第一領域

重要性(高)
緊急性(高)

第二領域

重要性(高)
緊急性(低)

重要でない第三領域

重要性(低)
緊急性(高)

第四領域

重要性(低)
緊急性(低)

全ての依頼(指示)を完全に分けることは出来ないと思いますが、作業依頼者の話し方・指示内容などを読み取ることである程度は分類することが可能だと思います。

では、

私の考え方を例にあげてみましょう。

  • 「2日後までに資料を作成してくれ」と指示を受けた場合は「第一領域」
  • クレーム、トラブル連絡があった場合は「第一領域」
  • 「2週間後の会議資料を作成してくれ」と指示を受けた場合は「第二領域」
  • 日報、旅費申請などのルーティン業務の場合は「第三領域」
  • 無駄話などのどうでもいい時間を「第四領域」に分類します。

では、それぞれに分けた分類をどのように進めていくのかです。

 

色々な考え方はありますが、

番号順の通り「第一領域」「第二領域」「第三領域」「第四領域」と進めていくのが理想です。

しかし実際には、理想通りに進めることが行えないことも事実です。

あくまで理想像として認識していればよいと私は思います。

 

実際「第二領域」の作業は、いずれ「第一領域」の作業になるべきもの。

私は「仕事が早い人(出来る人)」と言われる人は、この「第二領域」の作業の進め方が上手な人だと思います。

 

③机の上の整理整頓をする

皆さんは”5S”という言葉をご存知ですか?

私の勤め先では5Sタイム・5S委員会が設けられるほど重要なものになっています。

実際、私は去年「5S委員会」の委員長もやってました。

 

では、5Sについてもう少し細かく説明したいと思います。

5Sとはローマ字の頭文字がいずれも”S”となる5つの言葉から5Sと言われています。

 

整理(せいり、Seiri)

  • 必要な物と不要な物を判断し、不要な物は捨てる。

整頓(せいとん、Seiton)

  • 必要な物を、決められた場所に置き、探さず使用できる様にする。

清掃(せいそう、Seisou)

  • ごみ、塵などを残さず、綺麗な状態にする。

清潔(せいけつ、Seiketsu)

  • 3S(上の整理・整頓・清掃)を徹底して実行し、汚れのないきれいな状態を維持する。

躾(しつけ、Shitsuke)

  • 決められたルール・手順を正しく守る様に習慣づけする。

 

子供の頃にしつけられたことばかりですよね。

机の上が汚い人は”パソコンのデスクトップ画面”、”頭の中”を整理するのがたいてい苦手。

常に一つの作業を完了したら片づける。そんな風に意識しながら進めると良いでしょう。

また5Sについては、

小さい頃からの習慣も大事!と、親になると良く感じます。

 

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2.コミュニケーションをとるのが苦手な人は、一歩踏み出すしかない!

コミュニケーション能力は育った環境・性格が大きく影響する。

なので、

大きくなってからコミュニケーション能力を「理想レベル」まで向上するには大変な努力が必要だ。

そこで参考になるかわからないが、私の気を付けている点について少し書いてみたいと思う。

↓これを意識するようになってからは、ずいぶんと仕事がやりやすくなった。

  • 上下関係をなるべく感じさせない様に話をする
  • なるべく笑顔で話す様にする
  • 朝一番では、挨拶をする
  • 相手の鼻あたりを見て会話する
  • 飲み会などで、酒の力をかりて会話してみる

 

だれでも、

「攻撃的な人には攻撃的」「笑顔な人には笑顔」で接するものだ。

実際私も、

過去に「攻撃的」に会話をして失敗したことも...。そして結果的にも良くならない。

マイナスの感情は極力出さないように努力するのがイイだろう!

 

また、飲み会などでの場。

気分的にも和らいだ空間であるので、人と打ち解けるにはイイ場所である。

普段話をしない人とも比較的話をしやすい場であるので、積極的に話をするといい。

そして、そのような関係を築いていくことで、

  • 人に聞けば解決することは、聞ける
  • 中間報告をする

など、自然に出来る様になっていくと思います。

 

3.作業は全体の6割~7割のレベルでまず作成する。そこからのブラッシュアップで完成を目指す。

実際、私も昔は「完璧」な資料を作成するまで作業依頼者に見せれない人だった。

しかし、

全体の構成を6割~7割の精度で作成し確認する様になってからは”作業が早いね!”と言われる様にも。

 

このような作業の進め方をすることは「作業の優先度を判断するのが苦手」の「緊急度と重要度」で話した「第二領域」の作業を効率よくこなす事にもつながるのです。

 

資料なんてものは、

ブラッシュアップして完成させていくのが最善の方法であると私は思う。

ブラッシュアップとは
一定のレベルに達した状態からさらにみがきをかけること。

また、

依頼者の方に一度軽く確認してもらっている間、そこに空き時間が発生する。

そんな空き時間を有効利用し別の作業(第二領域)を行うことで仕事が早い人(出来る人)という評価にもつながるのです。

 

4.自分の作業キャパの把握は、日々の意識により大きく改善していく!

自分のキャパシティは、日々の作業をどれくらいの時間がで完了出来たかを常に意識して行うことだ!

 

定型外業務はもちろんのこと、毎日の定型業務についても全て意識しながら生活することで当たり前に出来るようになる。

あたり前に出来るようになれば、多少の誤差はあるが自分のキャパシティが見えてくるはずである。

そしてキャパが把握できるようになれば、1日の作業量を超えた時点で作業依頼者へ「相談」「作業分担のお願い」をすることも出来るようなる。

時間が足りなさ過ぎて納期遅れしたりすることも無いし、長時間残業に悩まされることもなくなるだろう!

 

あとは、

キャパシティに大きく影響する「心の状態」も気をつけたい。

私の場合だと、以下のような方法でモチベーションUPを行っている。

よかったら参考。

  • 週1回(金曜日)は定時で帰る
  • 残業は夜9時までにする
  • はやく帰った時の趣味を見つける

突発のトラブルなどで定時に帰れないこともたまにありますが、基本は自分の中で決めたルールで仕事に取り組んでいます。

だから、

昔のようにダラダラと作業することもなくなりましたね。

自分なりのルール・帰宅後の楽しみなどを決めモチベーションを常に高く維持するのは大切だと思います。

最近は、

帰宅後の楽しみがランニングですかね~。

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5.作業スピードが遅い人は、テクニックを身につける!

私もキーボードを打つのがそんなに早い方ではない。

もちろんブラインドタッチなんて出来ない。※過去には練習したが...。

でも、作業が遅いわけではない。

 

皆さんは同じ作業をしているのに”なんでアイツはあんなに早いんだ?”と思ったことないですか?

例えば、

出張などの旅費精算に、自分は20分もかかるのに隣のアイツは10分もかからずに終えている。

など。

こんな小さな作業でも、テクニックを知っているだけで大幅に作業時間を短縮することが出来るのです。

たとえば、

  • 旅費調べは、ネットの路線情報などを利用
  • 手帳、電子文書で過去の旅費清算をまとめてある

こんな小さな時間の積み重ねが、積もると大きな差になってくるのです。

 

また、

お礼メールなどの決まった文章(定型文)メールなどは、雛型を登録しておくことにより、会社名・担当者を書きかえるだけで済むようになるなど。

テクニックはみんな沢山持っていますよ!

 

こそっと隣の人を見てみてください。

意外と、キーボードのショートカットを利用したりして効率よく入力したりしていると思いますし、これまで出した雛型などを利用している人も多いと思います。

私もコッソリ見たテクニックは、コッソリ自分のものにしていますので...。

 

ものすごく速くなくても良いと思います。

しかしある一定のスピードは最低限持つべきだと私は思います。

作業が遅いと感じているあなた、良いテクニックはどんどん盗みましょう!!

 

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まとめ

仕事が早い人(出来る人)になるには、「意識改革」と「モチベーション維持」!

 

仕事が出来る人は、他のことも意外と出来る人が多いです。

 

例えば料理。

料理の開始~完了までがとても効率的な方っていますよね。

そんな方は大抵、料理を作る時などにも以下の様に考え自然に実行出来ているのではないでしょうか?

  • 何を先に切り、どの料理を先につくるかを考えている
  • 調理手順を頭の中でシミュレーション出来ている
  • どの料理にどのくらいの時間がかかるかを考えている
  • 空き時間に、皿を置いたり、箸を置いたりする
  • 空き時間に、道具類を洗い、台所をきれいにする

 

仕事が早い人(出来る人)の思考(考え方)は、どんなことにも応用できるスキルと私は思います。

もし、少しでも「仕事が遅い人(出来ない人)」と思うのであれば、「意識改革」してみてはいかがでしょうか。

 

長々と読んで頂き有難うございます。

少しでも、参考になることがあれば幸いです。

 

雑記

Posted by 週末ぱぱ